El siguiente video habla sobre los aportes que tiene la informática en la archivística, sus ventajas y uso.
jueves, 24 de noviembre de 2011
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA - MAPA
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
ISAD (G), 2000
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Título: Ciudad de Panamá
Fecha de Creación: 1999 Mayo
Nivel de Descripción: Mapa, Documento Simple
Volumen y Soporte: 1 Mapa de escala 1:12,500, dimensión 61cm x 82cm, soporte papel
ÁREA DE CONTEXTO
Nombre del Productor: Instituto Geográfico Nacional “Tommy Guardia”
Historia Institucional: La Escuela de Geografía de la facultad de Humanidades de la Universidad de Panamá tiene una mapoteca bien chica en la cual cuenta con una cantidad de varios tipos de mapas, las cuales están disponibles a los estudiantes de geografía y de la Universidad de Panamá.
Forma de Ingreso: Por lo general las mapas con que cuenta la Escuela de Geografía de la facultad de Humanidades de la Universidad de Panamá son obtenidas por donación de los estudiantes hacia la escuela o por la escuela que compra el mapa del Instituto Geográfico Nacional “Tommy Guardia”
ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Alcance y Contenido: El mapa muestra la topografía de una porción de la ciudad de panamá, en la cual se puede ver parte de las áreas de Bethania y Clayton.
Organización: La mapoteca pequeña de Escuela de Geografía de la facultad de Humanidades de la Universidad de Panamá no cuenta con ningún tipo de organización establecida para todos los mapas. Por lo general los mapas están clasificados por provincia. Su consulta se hace a través de los personales que laboran en ella dado a que por conocimiento, pueden localizar fácilmente los mapas y tipos solicitados.
Selección: Los mapas seleccionados para la mapoteca se han hecho por su valor y contenido que pueden aportar a los estudiantes de geografía de la facultad de Humanidades.
ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
Condiciones de Acceso: Acceso libre
Condición de Reproducción: Se permite tomarle fotos o fotocopias
Características físicas y Requisitos Técnicos: El mapa se encuentra en buena condición
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
Existencia y Localización de Originales: Copias originales se pueden encontrar en el Instituto Geográfico Nacional “Tommy Guardia”
Existencia y Localización de Copias: Copias del mapa se pueden encontrar en el Instituto Geográfico Nacional “Tommy Guardia”
Unidad de Descripción Relacionada: El Instituto Geográfico Nacional “Tommy Guardia” cuenta con índices, base de datos y guías para la consulta del mapa y la serie a que le pertenece.
ÁREA DE NOTAS
Notas: El mapa es una mapa topográfica.
ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
Nota del Archivero: Kevin B. Montero N., EC-24-9548
Regla o Norma: ISAD (G), 2001
Fecha de la Descripción: 2011-11-18
Cuadro de Comparación, Sistemas de Gestión Documental
Se elaboró un cuadro de comparación de diferentes programas de gestión de documentos electrónicos comerciales, se señaló su país de origen, servicios que ofrecen y se hizo observaciones sobre los diferentes para poder mejor entender que ofrecen y que no cuando a comparar con los otros programas. Las programas que se evaluaron fueron: Albalá, de la empresa Baratz, Documanager de la empresa E-volusoft, ARCH 3000 de la empresa Odilo TID y CLARA de la empresa Ever Team. La información abajo es el trabajo que se realizo.
Kevin B. Montero N.
EC-24-9548
Sistemas Integrados de Archivos
25/8/11
PROGRAMA | CREACIÓN | PAÍS | DEPÓSITOS | CAPACITACIÓN | EQUIPO | OBSERVACIÓN | CONCLUSIÓN |
Albalá, (Baratz) | 1987 | España | España, Panamá, México, | Si, | Ofrecen soporte técnico, mantenimiento de software, migración de datos, | Normas Internacionales, | |
E-Volusoft | Panamá | Panamá, Costa Rica, Brasil, | Si | Muliti lenguaje, Software en, migración, Utiliza Interface de Navegador de Internet | Puede ser limitado ya que todo se acceso a través en servidor | ||
ARCH 3000 (Odilo TID) | 1986 | España | Venezuela, México | Si | No, usa Cloud Computing, | Normas Internacionales, trabajan con Oracle-Base de Datos, base en interface de web | Ofrecen varios servicios, Digitalización, Sistemas de Almacenamiento, Consultorías, |
CLARA (Ever Team) | 1981 | Francia | España, Portugal, | Si | Norma 15489, workflow, | No usa normas archivísticas, |
FONDO DOCUMENTAL: COORDINACIÓN DE ASUNTOS ESTUDIANTILES
El siguiente trabajo tuvo los objetivos de:
· Satisfacer requerido de la materia Arch 310a
· Organizar y Describir un porción del Fondo documental del departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles de la Facultad de Humanidades
· Presentar un informe sobre la organización que se dio
· Hablar sobre las experiencias atenidas
· Metodología:
· Prepara un diagnostico del fondo
· Llevar a cabo los proceso de organización y hacer una descripción del fondo
La filmina abajo refleja el trabajo que se elaboró.
Descripcion de Fondo Asuntos Estudiantiles
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Descripción Archivística De Pinturas Selectas De La Exposición: “ COLECTIVA DE PINTORES PANAMEÑOS
Este trabajo de la descripción archivística de 20 pinturas individuales, las cuales fueron creadas por diferentes pintores y las cuales fueron parte de la exposición: “Colectiva De Pintores Panameños”. Las normas que se usaron para realizar las descripciones fueron la ISAD (G), 2000; ISAAR (CPF), 2004 y la ISO 690-2, 1997. El siguiente filminas reflejan el trabajo que se realizo.
Tabla de Comparación: ISAD (G), ISAAR (CPF), Norma ISO 2788-1986
La norma ISAAR (CPF) sirve de guía para elaborar registros de autoridadde archivos que proporcionan descripciones de entidades(instituciones, personas y familias) asociadas a la produccióny a la gestión de archivos.Esta norma está concebida para que los registros deautoridad de archivos se puedan compartir, fomentando laelaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias queproducen los documentos
La norma ISAD (G) constituye una guía general para la elaboraciónde descripciones archivísticas.La finalidad de la descripción archivística es identificar yexplicar el contexto y el contenido de los documentos dearchivo con el fin de hacerlos accesibles. Los procesosdescriptivos pueden comenzar con anterioridad o sersimultáneos a la producción de los documentos y continuar alo largo de todo su ciclo vital. Estos procesos permitenestablecer los controles intelectuales necesarios para que lasdescripciones fiables, auténticas, significativas y accesiblespuedan mantenerse a través del tiempo.
Tabla de Comparación: ISAD (G), ISAAR (CPF), *Norma ISO 2788-1986
Qué es la Gestión Documental
La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad… Muchas ventajas relacionadas con la adopción de un sistema de este tipo, pero ¿qué es exactamente, qué define a un sistema de gestión documental y qué es lo que podemos esperar de él, qué hace falta para que funcione?
Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo rascar la superficie. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Démos un repaso a las principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se pueda considerar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra compañía.
- Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.
- Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
- Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o elminar completamente. Si os suena esta situación, seguro que apreciaréis la mejora productiva que puede suponer.
Estos son a grandes rasgos los puntos que me parecen clave en un sistema de este tipo, cuanto más integrado esté en nuestra organización y sus procesos productivos, más rendimiento obtendremos de él. Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.
Evolución de la Ciencia Archivística
Desde la concepción de la Archivística como ciencia, múltiples han sido los teóricos que han tratado de definirla, tanto a ella como a su objeto de estudio. Ello ha estado condicionado por el desarrollo alcanzado por esta ciencia en los diferentes países, algo que ha llevado a desiguales enfoques en relación con su formulación teórica y práctica.
El Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie Archivistique del Consejo Internacional de Archivos (1988) define a la archivística como la "Disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de las funciones de los archivos." Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura de España (1993) establece que es la "Disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos; así como el tratamiento archivístico de sus fondos."
Para Schellenberg, un teórico clásico de la Archivística, esta ciencia "… trata sobre los archivos, su conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación, etc.; así como sobre las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público.
Heredia Herrera, una de las teóricas de la Archivística de habla hispana que mas ha influido en nuestro país, explica que esta es "(…) la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque, en última instancia, estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y el servicio a la administración y a la historia, en definitiva a la sociedad.
Para Duranti, "la archivística es el cuerpo de conocimiento sobre la naturaleza y las características de los archivos y el trabajo archivístico sistemáticamente organizado en teoría, metodología y práctica. La teoría archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen acerca de lo que es el material archivístico; la metodología archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen sobre cómo tratarlo; la práctica archivística es la aplicación de las ideas, tanto teóricas como metodológicas a situaciones reales, concretas."
Otro de los grandes pensadores de la Archivística, Lodolini considera que esta "(…) constituye una ciencia completa, con sus principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas.
Para Delmas, la Archivística es la "Ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas."
El objeto de estudio de la ciencia archivística, sus propósitos y funciones, como sistema autónomo, se definen progresivamente. Como puede observarse, dicho objeto de estudio se ha desplazado desde los archivos a los conjuntos orgánicos de documentos; así como desde su tratamiento en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la intervención archivística desde el momento de la creación de los documentos. Este cambio de concepción y enfoque con respecto a la Archivística es expresión de otro más complejo: el propio desarrollo teórico-práctico de esta ciencia.
ETAPAS DEL DESARROLLO DE LA ARCHIVÍSTICA
Existe consenso entre los estudiosos de la Archivística sobre el hecho de que la década de los años 1980 del siglo XX marcó el inicio de un proceso de profundos cambios en los postulados de esta área de conocimiento en el que según Mena "… a partir de los conceptos y principios tradicionales, se formularon nuevos presupuestos que influyeron en la comprensión de su propio objeto de estudio, de sus pilares conceptuales, así como en el tratamiento de los documentos.
Este proceso representa para muchos analistas la línea divisoria de 2 momentos perfectamente discernibles en la evolución de la archivística como ciencia:9-14
• Un primer momento de desarrollo, claramente identificado a partir de la primera sistematización del pensamiento archivístico, recogida en el Manual holandés de 1898, hasta el inicio de los años 80 del siglo XX. Este período se denomina por diferentes autores como la etapa del paradigma estatista; dominante, según Cook; clásico para Thomassen e histórico-tecnicista de acuerdo con Ribeiro.• El segundo momento, identificado temporalmente desde la propia década de los años 1980 hasta la actualidad, se ha definido como la etapa del paradigma social según Cook, del nuevo paradigma según Thomassen, el paradigma del acceso para Menne Haritz o paradigma científico-informacional de acuerdo con Ribeiro. Otros autores como Gilliland-Swetland y Bearman se limitan simplemente a calificarlo como del cambio de paradigma o del cambio del paradigma archivístico, y lo asumen como un proceso natural en la evolución teórica de una ciencia.
Yanara Dorado SantanaI; Mayra M. Mena MugicaII
viernes, 18 de noviembre de 2011
Evaluación de la Organización De Los Documento De Archivo De La Dirección De Recursos Humanos
El presente trabajo trata de la evaluación y análisis del proyecto de la Organización de los documentos de archivo de la Dirección de Recursos Humanos. Este trabajo tomo en cuenta los antecedentes del proyecto, su propósito, organización en la dirección, y lo que se piensa cumplir al culminar el trabajo. Se habló sobre la organización: la identificación de los registros, su clasificación por unidades y luego su ordenación por fecha y por cedula. El trabajo también elaboro sobre la base de datos que se está utilizando para la captación de registros y su efectividad con respeto al trabajo y objetivo del proyecto. La presentación abajo es el trabajo que se elaboró sobre el tema.
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